Uma das responsabilidades de uma empresa é garantir a segurança dos profissionais no ambiente de trabalho. Além de fornecer os equipamentos de proteção individual (EPIs), é preciso fazer sua gestão. 

Para isso, há a ficha de EPI, que é o documento utilizado para registrar a entrega e o recebimento dos Equipamentos de Proteção Individual necessários em um ambiente de trabalho que oferece riscos. Fundamental na rotina diária, a PREMIER trouxe um artigo explicando como funciona a ficha de EPI e sua importância para uma organização. Boa leitura!

O que é uma ficha de EPI?

Como falamos rapidamente, uma ficha de EPI é um documento que contém informações detalhadas sobre um determinado equipamento utilizado para proteger os trabalhadores. Os Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) são todos esses dispositivos de uso individual que o trabalhador utiliza para se proteger contra os riscos ocupacionais que podem ameaçar sua segurança e saúde. 

Seu principal objetivo é fornecer orientações claras e específicas aos colaboradores, garantindo que eles compreendam como utilizar o equipamento de maneira eficaz, maximizando assim a sua segurança no ambiente de trabalho. 

Além disso, a ficha contribui para a conformidade com as normas regulamentadoras de segurança, promovendo uma cultura de prevenção de acidentes e proteção da saúde dos trabalhadores.

O que deve constar na ficha de EPI?

A ficha de EPI é simples e objetiva, porém mesmo assim o profissional deve ter atenção ao preencher o documento. Ele deve conter os seguintes dados:

Cabeçalho: 

• nome, CNPJ e endereço da empresa;
• nome, CPF, cargo, setor e data de admissão do trabalhador;
• data de emissão do documento.

Listagem:

• data de entrega e devolução dos EPIs (no momento da troca);
• CA e descrição dos EPIs (tipo, marca, tamanho, cor, etc);
• motivo da devolução do equipamento. 

Assinaturas:

• assinatura do trabalhador que recebeu os EPIs; 
• assinatura do responsável pela entrega dos equipamentos. 

Declaração:

• declaração da empresa, informando que forneceu os EPIs gratuitamente ao trabalhador e que realizou o treinamento sobre o seu uso adequado;
• declaração do trabalhador, reconhecendo que recebeu os EPIs em perfeitas condições de uso e que irá se comprometer em utilizá-los conforme as orientações recebidas.

Além dessas informações, é importante personalizar o documento conforme as necessidades da sua empresa!

Como fazer a Ficha de EPI?

Disponibilizadas em uma folha de papel com as informações, o registro da ficha de EPI é realizado pelo responsável pela entrega do EPI ao trabalhador. Entretanto há alguns riscos e problemas que podem surgir ao registro manual, como longas filas para entregar os EPIs aos trabalhadores, risco de coletar informações erradas, extraviar fichas ou custo para armazená-las. 

Pensando nisso, a partir de 2009, a Norma Regulamentadora 06 (NR 06) permitiu o registro de informações do EPI em sistemas eletrônicos, ou seja, a ficha de EPI digital. Com isso, se tornou possível gerenciar todo o controle de EPI por sistemas e aplicativos, tendo as fichas digitalizadas e evitando o risco de perdê-las. 

Qual a importância da Ficha de EPI?

Por ser responsável por fornecer informações detalhadas sobre características técnicas, instruções de uso, limitações e manutenção dos equipamentos de proteção individual, as fichas de EPI são fundamentais dentro de uma organização. 

Isso porque ela não apenas contribui para a prevenção de acidentes e lesões, orientando os usuários sobre práticas seguras, mas também assegura a conformidade com normas regulamentadoras. 

Além disso, a ficha de EPI promove a conscientização entre os trabalhadores, destacando a importância da proteção individual no ambiente de trabalho. 

Ao servir como um registro documentado, ela facilita o monitoramento e a gestão eficaz dos equipamentos ao longo do tempo, reforçando uma cultura organizacional comprometida com a segurança e o bem-estar dos colaboradores.

Benefícios de usar essa ficha na sua empresa

Como você pode perceber, a ficha de EPI é de suma importância para uma empresa. Isso por si só já é um grande benefício, porém trouxemos algumas outras vantagens que ela oferece para você!  

Controle da entrega de EPIs

Com as fichas de EPI é possível ter o controle de entrega dos equipamentos de proteção individual necessários para o trabalhador da empresa. Dessa forma, a organização estará ciente de que todos seus funcionários estão com os equipamentos adequados para realizar suas atividades em segurança. 

Fiscalização

As fichas de EPI são fundamentais em caso de Auditoria Fiscal, na qual a empresa terá que apresentar ao auditor que está agindo dentro da legislação. Essa informação é importante para o Ministério do Trabalho que realiza essas fiscalizações. 

Proteção contra ações trabalhistas 

Além de garantir maior controle da entrega dos EPIs, ter todos os processos de fornecimento de equipamentos de proteção individual registrados é uma maneira de atestar que os trabalhadores os receberam. Com isso, será mais simples se proteger contra ações trabalhistas. 

Quanto tempo é válido a ficha de EPI?

A ficha de controle de EPI não tem um tempo de validade específico. Entretanto, ela deve ser mantida pela empresa pelo tempo em que o trabalhador estiver vinculado à mesma. Por isso, é recomendável guardar os documentos por pelo menos cinco anos após o desligamento do trabalhador, para fins de comprovação legal em caso de necessidade.

Como incentivar os trabalhadores a utilizarem a ficha?

Por ser um documento importante para a empresa, os gestores devem conscientizar os funcionários sobre a utilidade da ficha de EPI. Para isso deve-se pensar em uma abordagem que combine comunicação eficaz, educação e criação de uma cultura organizacional voltada para a segurança. 

Algumas maneiras que podemos destacar são:

• explicar os benefícios das fichas de EPI;
• reconhecer e premiar os funcionários que usam os equipamentos de proteção individual de forma correta;
• demonstrar a forma correta do uso dos equipamentos;
• criar uma cultura de segurança na empresa a partir do envolvimento de todos setores da empresa e com estímulo da participação dos trabalhadores.

Esperamos que o conteúdo de hoje tenha sido útil. Caso queira saber mais sobre saúde ocupacional e dicas de segurança e bem estar no trabalho, confira o blog da PREMIER. Até a próxima!