A adequação ao novo sistema de escrituração digital é um dos desafios mais importantes para as empresas brasileiras. Para melhor noção, a ferramenta, que unifica o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais ao governo, é protagonista para a conformidade empresarial. Além disso, ao não entender sua adequação, as multas no e-social se transformam em uma grande dor de cabeça. 

Vale destacar também que, em 2023, as penalidades para companhias que descumprem as obrigações no âmbito ficaram ainda mais severas. Um exemplo é a penalidade para a falta de registro do funcionário, que pode chegar a R$ 3 mil por funcionário. 

Atrasos na comunicação de eventos como admissão, desligamento e afastamentos variam de R$ 402,53 a R$ 805,06 por colaborador. Esses valores, embora pareçam baixos em uma primeira análise, se acumulam rapidamente, especialmente em corporações com muitos trabalhadores.

Essas autuações geram grandes prejuízos financeiros, e implicações em uma maior exposição à fiscalização e à desconfiança por parte de parceiros comerciais e investidores. O que antes poderia ser resolvido com acordos informais, hoje está sob vigilância direta de órgãos como a Receita Federal e o INSS, tornando a falta de adequação um risco real e constante para as empresas.

Portanto, entender profundamente o que envolve as multas no e-Social e suas consequências é essencial para garantir que sua empresa esteja protegida, tanto no âmbito legal quanto financeiro. Sendo assim, acompanhe abaixo mais informações e como se adequar corretamente:

O que são as multas no e-Social

As multas no e-Social são sanções financeiras aplicadas às empresas que não cumprem com as obrigações previstas da plataforma. Dessa forma, a esfera inclui nesse quesito o não envio de informações exigidas, dados atrasados ou incorreto, entre outros problemas de compliance. 

Vale destacar que o novo sistema abrange desde documentação sobre admissões e demissões de funcionários até o âmbito de saúde e segurança do trabalho (SST). Sendo assim, quando essas obrigações não são cumpridas conforme estipulado, a organização está sujeita a penalidades que podem ser aplicadas pelos diversos órgãos fiscalizadores da esfera.

O valor das infrações varia dependendo de sua gravidade. Por exemplo, a omissão ou atraso na comunicação de um exame ocupacional de empregado pode gerar uma multa de R$ 402,53 a R$ 805,06. Já multas no e-social relacionadas à saúde e segurança do trabalho podem levar a valores ainda mais elevados, uma vez que envolvem o bem-estar físico de pessoas.

Além do impacto financeiro direto, o problema também afetar o cenário institucional da organização, que pode ser vista como negligente em suas obrigações fiscais. Em um mercado composto pela competitividade e transparência das marcas, a reputação é um ativo importante na hora de investir. Dessa forma, qualquer descuido na conformidade legal pode comprometer a credibilidade nos olhares corporativos.

Conheça as principais multas no e-Social

Entre as principais multas no e-Social, podemos destacar aquelas relacionadas ao descumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias. O envio de informações sobre admissões e desligamentos, por exemplo, deve ser feito assim que o processo é concluído. 

Quando a companhia atrasa ou omite essas informações, está sujeita a multas no e-Social que variam de acordo com a quantidade de dias e o número total de funcionários envolvidos.

Outra penalidade comum ocorre quando a empresa omite dados sobre a remuneração dos empregados. Nesse caso, as penalidades são calculadas com base no valor total dos salários não declarados, o que resulta em um custo muito elevado na maioria das vezes.

A legislação sobre Saúde e Segurança do Trabalho (SST) é outro ponto para se atentar do e-Social. Isso porque, o não envio das informações relacionadas à gestão e à prevenção de acidentes pode resultar em infrações de até dez vezes o valor do salário mínimo.

Além disso, o descumprimento das obrigações relativas à folha de pagamento, como o não envio da DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais), também resulta em multas. Companhias que deixam de declarar essas informações podem ser multadas em 2% ao mês sobre o valor do tributo não declarado, até um limite de 20% do total.

Impacto nas organizações que não se adequam

A inadequação ao novo sistema gera um impacto profundo nas finanças e operações de várias empresas. Primeiramente, as multas no e-Social acumuladas representam uma despesa inesperada, comprometendo o fluxo de caixa para investimentos estratégicos ou na expansão do negócio. 

Outro fator a ser considerado como impacto negativo é o aumento da vulnerabilidade a processos trabalhistas. Funcionários que se sintam prejudicados por uma má gestão das suas informações pessoais, salariais ou de saúde podem entrar com ações judiciais contra a sua companhia, o que gera mais custos e transtornos legais. 

A longo prazo, a falta de adequação com as multas no e-Social pode resultar em um ambiente de trabalho desorganizado, com problemas recorrentes de compliance e falhas na gestão de pessoal. Isso não só gera penalidades financeiras, mas também prejudica a eficiência produtiva com o aumento de demissões e rotatividade da equipe.

Como evitar as multas no e-Social

Para evitar as multas no e-Social, a empresa precisa adotar uma série de boas práticas que garantam o cumprimento correto de todas as obrigações legais. Uma das primeiras é de se organizar internamente frente aos processos. 

Sendo assim, ter uma equipe de Recursos Humanos bem estruturada, que tenha conhecimento das regras e prazos do sistema é fundamental para evitar dores de cabeça. Essas informações devem ser acompanhadas de perto por todo o setor para evitar atrasos e erros.

A adoção dessas tecnologias aqui não só facilita o cumprimento das obrigações, como também reduz a margem de erro e garante que todos os dados sejam enviados no prazo correto. Portanto, pense se não é o momento de investir em uma ferramenta de automação especializada em e-Social.

Busque também por treinamentos e capacitação para os profissionais responsáveis pela gestão das multas no e-Social. Com a constante atualização das regras e procedimentos, é importante que seu time esteja preparado para lidar com as mudanças.

Outra estratégia para combater o problema é realização de auditorias internas. Dessa forma, é possível identificar falhas no processo e corrigir esses erros antes que eles resultem em multas no e-Social. 

Entendeu sobre as multas no e-Social e como elas funcionam? Continue a leitura do blog para ver outros artigos relacionados a saúde ocupacional da sua empresa.