Se você é uma pessoa que acompanha os assuntos empresariais, com certeza já ouviu falar do eSocial. Mas o que ele significa e qual o papel desempenhado por ele? E ainda mais: como utilizá-lo? Neste artigo, respondemos a essas perguntas para que você entenda tudo sobre esse sistema. Vamos juntos? 

O que é o eSocial

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é uma plataforma digital criada pelo governo federal para facilitar a administração de informações relativas aos trabalhadores. Instituída pelo decreto Nº 8.373/2014, ela substitui o preenchimento e a entrega de declarações para cada entidade.

Por meio dela, as empresas comunicam as informações referentes aos seus funcionários, como: vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicação de acidente de trabalho e informações sobre o FGTS.

Dessa forma, é possível padronizar as informações prestadas ao governo, de modo a compor um banco de dados unificado sobre os relatórios gerados por cada organização. 

O eSocial foi dividido em fases de implantação, cada uma com uma documentação específica a ser enviada. Sua quarta fase, em vigor a partir de 2023, é relativa aos eventos de Saúde e Segurança no Trabalho (SST).

Quais as obrigações do eSocial?

O eSocial compreende 15 obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. São elas:

• Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Folha de pagamento;
• Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);
• Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
• Livro de Registro de Empregados (LRE);
• Guia da Previdência Social (GPS);
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
• Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
• Comunicação de Dispensa (CD);
• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
• Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
• Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
• Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT (CAGED).

Quais empresas precisam aderir ao eSocial na quarta fase?

Todas as empresas que possuem funcionários devem aderir ao eSocial. Se você contratou um funcionário e desde então possui obrigações trabalhistas, tributárias ou previdenciárias, você deve adotar a plataforma.

Contudo, alguns empregadores estão dispensados de enviar certos eventos ao sistema até 31 de dezembro de 2022. Isso porque o eSocial possui dados sobre o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP), cuja versão eletrônica estará disponível apenas em janeiro de 2023. 

Assim, no ano de 2022, se seus empregados não estão expostos a agentes nocivos, apenas os eventos S-2210 (Comunicação de Acidente de Trabalho) e S-2230 (Afastamento Temporário) são necessários. 

Caso contrário, você possui obrigação de enviar todos os eventos da quarta fase, incluindo S-2220 (Monitoramento da Saúde do Trabalhador) e S-2240 (Condições Ambientais do Trabalho). 

Veja mais sobre a Adequação ao eSocial.

Como funcionam os eventos do eSocial?

O eSocial integra vários órgãos brasileiros, como a Receita Federal, a Caixa Econômica Federal, o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e o Ministério do Trabalho e Emprego. Assim, todos eles possuem acesso às informações dos trabalhadores do país. 

Esses dados são enviados por meio de eventos, que já possuem layouts específicos na plataforma. Os eventos da quarta fase são: 

• Comunicação de Acidente de Trabalho
• Monitoramento da Saúde do Trabalhador
• Condições Ambientais do Trabalho
• Afastamento Temporário

Evento S-2210: Comunicação de Acidente de Trabalho

Esse evento é utilizado, basicamente, para a empresa comunicar todo e qualquer acidente de trabalho ocorrido. É importante lembrar que é necessário fazer esse comunicado mesmo que não haja afastamento do trabalho.

O prazo para o envio da CAT nesses casos é de até o primeiro dia útil seguinte ao ocorrido. Já no caso de óbito, o envio deve ser imediato.

Além disso, esse evento possui três tipos de CAT. Eles acontecem nas seguintes situações:

• Na primeira comunicação relativa a acidente de trabalho ou doença adquirida;
• Em uma eventual reabertura desse processo, em caso de afastamento pelo agravamento da lesão, ou reinício do tratamento.
• O último caso acontece quando o aviso é sobre a morte do colaborador em razão de acidente de trabalho.

Ainda vale ressaltar que os documentos devem ser preenchidos com fidelidade.

Evento S-2220: Monitoramento da Saúde do Trabalhador

O evento S-2220, como o nome sugere, tem o intuito de comunicar as informações da saúde do colaborador durante o vínculo com a empresa. Isso significa que estão incluídos nesse evento os exames complementares, com data e resultados

O prazo para envio do Monitoramento da Saúde do Trabalhador é até o dia 15 do mês seguinte ao qual o exame foi feito.

Evento S-2240: Condições ambientais do Trabalho

Esse evento diz respeito ao registro das condições ambientais de trabalho. Ou seja, a empresa deverá informar quais são as condições nas quais o colaborador estará inserido. Assim, deve-se informar se há exposição a agentes nocivos à saúde no exercício das atividades laborais.

Fique atento com essas diretrizes! Essas informações devem ser enviadas mesmo que a exposição tenha sido diminuída ou que exista uma proteção eficaz por meio dos EPIs (equipamentos de proteção individual). 

Evento S-2230: Afastamento Temporário

Por fim, esse evento tem o intuito de informar todas as vezes que algum colaborador precisar se afastar temporariamente das atividades. Entretanto, é necessário que esteja listado na Tabela 18 do eSocial, referente aos motivos de afastamento.

Assim como nos outros eventos, o envio dessas informações é obrigatório. Além disso, também deve ser feito caso haja prorrogação do afastamento ou alguma alteração no decorrer do processo.

Quais são os benefícios do eSocial?

A transmissão eletrônica de dados por meio do eSocial simplifica a prestação de informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. Seus benefícios se estendem tanto para empresas quanto para colaboradores. Saiba como: 

Para empresas

Por meio do eSocial, é possível fazer a prestação de informações relativas aos colaboradores e o envio de documentos de forma unificada, no mesmo sistema. Assim, ele reduz o custo e o tempo destinado à realização das obrigações que, sem a plataforma, teriam que ser feitas separadamente pela área de contabilidade das empresas.

Dessa forma, é possível ter maior organização das informações, além de adquiri-las e comunicá-las ao governo com facilidade. Imagine ter que realizar todo esse processo de forma manual, sujeito a erros? Nada disso, agora você tem acesso a praticidade. Por isso, o eSocial é um grande facilitador do trabalho realizado pela sua empresa. 

Para saber mais sobre como o eSocial afeta os contadores, leia nosso guia eSocial para Contadores. 

Para colaboradores

Um dos grandes objetivos do eSocial é aprimorar a qualidade das informações sobre as relações de trabalho, previdenciárias e tributárias. Assim, fiscalizando a garantia dos direitos previdenciários e trabalhistas. 

Para isso, além da segurança conferida às informações enviadas pelas empresas, há uma verificação de sua autenticidade. Assim, os trabalhadores podem ter maior tranquilidade em relação ao cumprimento e a preservação de seus direitos. 

O eSocial será obrigatório para todas as empresas?

A adesão ao eSocial é obrigatória para toda e qualquer empresa física cuja contratação de funcionários resulte em obrigações trabalhistas, tributárias ou previdenciárias. Desde 2018, essa regra vale para as empresas privadas do país, incluindo as micro e pequenas empresas e aquelas cadastradas no Microempreendedor Individual (MEI).

A obrigação também se estendeu aos órgãos públicos desde o ano de 2019, já que é uma forma de unificar as informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas. Mas atente-se: a depender das condições de trabalho dos seus empregados, o envio de alguns eventos será obrigatório a partir de 2023, conforme citado no tópico anterior.

Por isso, é essencial acompanhar sempre as mudanças referentes à plataforma e utilizá-la de forma adequada.

O que acontece se não aderir ao eSocial

O eSocial é uma obrigação dentro das empresas. Por isso, caso ela não seja cumprida, a organização estará sujeita a penalidades. Confira algumas delas, com multas já previstas: 

• Não enviar a folha de pagamento corretamente: Multa a partir de R$1.812,87.
• Não comunicar acidentes de trabalho: Multa entre o valor mínimo e máximo do salário de contribuição, por acidente que não tenha sido comunicado no prazo.
• Cadastro desatualizado: Pagamento de até R$ 600,00 por informação desatualizada.
• Não informar ao colaborador sobre os riscos de seu trabalho: Multa de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63.
• Não informar afastamentos temporários: Multa entre R$ 1.812,83 e R$ 181.284,63. 

Dessa forma, se você não quer ter prejuízos financeiros que podem atrapalhar o seu negócio, atente-se para todas as informações sobre a adequação ao eSocial. 

Também confira outras multas as quais sua empresa pode estar sujeita no nosso guia. 

Quando e como me preparar para o eSocial?

Para evitar cometer erros e garantir uma transição adequada dos dados da sua empresa para a plataforma, algumas ações são recomendadas para que esse processo seja feito da melhor forma possível. Confira nossas dicas de como se preparar para o eSocial: 

Tenha a documentação atualizada

Primeiramente, é fundamental que todos os documentos referentes aos seus funcionários estejam separados e atualizados. Além do cadastro do histórico de cada trabalhador, alguns dados adicionais sobre os contratos são requisitados ao aderir à plataforma. Por isso, garanta que você tenha todas as informações em mãos quando precisar.

Obtenha um certificado digital

Para cumprir as suas obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias de forma eficiente, a certificação é essencial. O Certificado Digital garante a segurança e a validade jurídica dos documentos a serem cadastrados no eSocial. Isso permite a autenticação da sua assinatura digital. Para adotar o sistema, você precisa de um modelo A1 ou A3, válidos pelo padrão ICP Brasil.

Além disso, é importante que sua empresa possua uma procuração digital que autorize a companhia de Saúde e Segurança no Trabalho a realizar o envio da documentação de forma adequada.

Observe se os arquivos são compatíveis

Além disso, é importante que você verifique a compatibilidade dos arquivos gerados em outro sistema com o eSocial. A própria folha de pagamento é uma exigência obtida de forma digital, por exemplo. 

Assim, caso as plataformas não sejam compatíveis, você pode adequar as declarações o quanto antes, de forma a evitar possíveis complicações ao cadastrar as informações no sistema.

Também vale mencionar que essa compatibilidade precisa ocorrer também no envio das informações para a quarta fase. Dessa forma, a contabilidade e a empresa de SST precisam estar bem alinhadas para que não haja nenhum tipo de erro.

Procure ajuda especializada

Por fim, é essencial que você conte com o auxílio de especialistas durante esse processo. Isso porque você precisa estar em dia com todas as mudanças previstas para a plataforma, além de garantir que todos os documentos estejam adequados e os prazos sejam cumpridos. 

A Premier Saúde

Todas essas exigências relacionadas ao eSocial são parte de um processo detalhado e minucioso. E como você viu, o envio correto dessas informações é fundamental para evitar prejuízos. Com a Premier, além de promover a saúde no trabalho, o envio dessas diretrizes serão simplificadas.

Por isso, não perca tempo, acesse o nosso blog e confira informações atualizadas sobre a adequação ao eSocial obrigatório!