Uma das responsabilidades de uma empresa é garantir a segurança dos profissionais no ambiente de trabalho. Além de fornecer os equipamentos de proteção individual (EPIs), é preciso fazer sua gestão.
Para isso, há a ficha de EPI, que é o documento utilizado para registrar a entrega e o recebimento dos Equipamentos de Proteção Individual necessários em um ambiente de trabalho que oferece riscos. Fundamental na rotina diária, a Premier trouxe um artigo explicando como funciona a ficha de EPI e sua importância para uma organização. Boa leitura!
O que é uma ficha de EPI?
Como falamos rapidamente, uma ficha de EPI é um documento que contém informações detalhadas sobre um determinado equipamento utilizado para proteger os trabalhadores. Os Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) são todos esses dispositivos de uso individual que o trabalhador utiliza para se proteger contra os riscos ocupacionais que podem ameaçar sua segurança e saúde.
Seu principal objetivo é fornecer orientações claras e específicas aos colaboradores, garantindo que eles compreendam como utilizar o equipamento de maneira eficaz, maximizando assim a sua segurança no ambiente de trabalho. Além disso, a ficha contribui para a conformidade com as normas regulamentadoras de segurança, promovendo uma cultura de prevenção de acidentes e proteção da saúde dos trabalhadores.
O que deve constar na ficha de EPI?
A ficha de EPI é simples e objetiva, porém mesmo assim o profissional deve ter atenção ao preencher o documento. Ele deve conter os seguintes dados:
- Cabeçalho:
- nome, CNPJ e endereço da empresa;
- nome, CPF, cargo, setor e data de admissão do trabalhador;
- data de emissão do documento.
- Listagem:
- data de entrega e devolução dos EPIs (no momento da troca);
- CA e descrição dos EPIs (tipo, marca, tamanho, cor, etc);
- motivo da devolução do equipamento.
- Assinaturas:
- assinatura do trabalhador que recebeu os EPIs;
- assinatura do responsável pela entrega dos equipamentos.
- Declaração:
- declaração da empresa, informando que forneceu os EPIs gratuitamente ao trabalhador e que realizou o treinamento sobre o seu uso adequado;
- declaração do trabalhador, reconhecendo que recebeu os EPIs em perfeitas condições de uso e que irá se comprometer em utilizá-los conforme as orientações recebidas.
Além dessas informações, é importante personalizar o documento conforme as necessidades da sua empresa!
Como preencher a ficha de EPI
O preenchimento da ficha de EPI, seja em papel ou eletrônica, deve seguir um processo detalhado para garantir a precisão e a validade jurídica do documento. Um guia passo a passo pode ser útil para orientar gestores e técnicos de segurança no preenchimento correto de cada seção:
- Conheça os EPIs: o primeiro passo é ter clareza sobre os EPIs obrigatórios para cada função e os riscos envolvidos;
- Identifique o documento: comece com um número de identificação para facilitar o controle e a organização;
- Preencha os dados do trabalhador: o cabeçalho deve conter todas as informações relevantes, como número de registro, cargo/função, data de admissão e data de desligamento, além dos dados pessoais;
- Descreva os equipamentos: este campo detalha a data de retirada, a quantidade e o tipo de cada equipamento fornecido;
- Obtenha as assinaturas: a assinatura do funcionário no ato da entrega é crucial para comprovar o recebimento do equipamento. A assinatura do responsável pela entrega também é fundamental;
- Adicione observações: um campo opcional pode ser utilizado para anotações sobre substituições, perdas ou falhas dos equipamentos, garantindo um registro completo e contínuo.
A ficha de EPI digital: vantagens e legalidade
Disponibilizadas em uma folha de papel com as informações, o registro da ficha de EPI é realizado pelo responsável pela entrega do EPI ao trabalhador. Entretanto, há alguns riscos e problemas que podem surgir ao registro manual, como longas filas para entregar os EPIs aos trabalhadores, risco de coletar informações erradas, extraviar fichas ou custos para armazená-las.
Pensando nisso, a partir de 2009, a Norma Regulamentadora 06 (NR 06) permitiu o registro de informações do EPI em sistemas eletrônicos, ou seja, a ficha de EPI digital. Com isso, se tornou possível gerenciar todo o controle de EPI por sistemas e aplicativos, tendo as fichas digitalizadas e evitando o risco de perdê-las.
A ficha de EPI digital tem muitas vantagens em relação à ficha em papel. Ela é mais prática e eficiente, permitindo a atualização instantânea dos dados e facilitando o acesso e a gestão das informações, que podem ser armazenadas em um único lugar. Além disso, o uso de biometria garante maior agilidade no cadastro e reduz erros, uma vez que diminui a necessidade de intervenção humana.
Qual a importância da Ficha de EPI?
Por ser responsável por fornecer informações detalhadas sobre características técnicas, instruções de uso, limitações e manutenção dos equipamentos de proteção individual, as fichas de EPI são fundamentais dentro de uma organização.
Isso porque ela não apenas contribui para a prevenção de acidentes e lesões, orientando os usuários sobre práticas seguras, mas também assegura a conformidade com normas regulamentadoras.
Além disso, a ficha de EPI promove a conscientização entre os trabalhadores, destacando a importância da proteção individual no ambiente de trabalho.
Ao servir como um registro documentado, ela facilita o monitoramento e a gestão eficaz dos equipamentos ao longo do tempo, reforçando uma cultura organizacional comprometida com a segurança e o bem-estar dos colaboradores.
Benefícios de usar essa ficha na sua empresa
Como você pode perceber, a ficha de EPI é de suma importância para uma empresa. Isso por si só já é um grande benefício, porém trouxemos algumas outras vantagens que ela oferece para você!
Controle da entrega de EPIs
Com as fichas de EPI é possível ter o controle de entrega dos equipamentos de proteção individual necessários para o trabalhador da empresa.
Dessa forma, a organização estará ciente de que todos seus funcionários estão com os equipamentos adequados para realizar suas atividades em segurança;
Fiscalização
As fichas de EPI são fundamentais em caso de Auditoria Fiscal, na qual a empresa terá que apresentar ao auditor que está agindo dentro da legislação. Essa informação é importante para o Ministério do Trabalho que realiza essas fiscalizações.
A ficha de EPI tem validade jurídica, servindo para comprovar o cumprimento das normas, como a obrigação legal descrita no item 6.5 da NR-06. Essa norma determina que o empregador é responsável por registrar o fornecimento do EPI, podendo usar livros, fichas ou sistemas eletrônicos, incluindo biometria.
Proteção contra ações trabalhistas
Além de garantir maior controle da entrega dos EPIs, ter todos os processos de fornecimento de equipamentos de proteção individual registrados é uma maneira de atestar que os trabalhadores os receberam. Manter esses registros corretamente e organizados é crucial para proteger a empresa em ações trabalhistas.
Quanto tempo é válido a ficha de EPI?
A ficha de controle de EPI não tem um tempo de validade específico. Entretanto, ela deve ser mantida pela empresa pelo tempo em que o trabalhador estiver vinculado à mesma. Por isso, é recomendável guardar os documentos por pelo menos cinco anos após o desligamento do trabalhador, para fins de comprovação legal em caso de necessidade.
Como incentivar os trabalhadores a utilizarem a ficha?
Por ser um documento importante para a empresa, os gestores devem conscientizar os funcionários sobre a utilidade da ficha de EPI. Para isso deve-se pensar em uma abordagem que combine comunicação eficaz, educação e criação de uma cultura organizacional voltada para a segurança. Algumas maneiras que podemos destacar são:
- explicar os benefícios das fichas de EPI;
- reconhecer e premiar os funcionários que usam os equipamentos de proteção individual de forma correta;
- demonstrar a forma correta do uso dos equipamentos;
- criar uma cultura de segurança na empresa a partir do envolvimento de todos setores da empresa e com estímulo da participação dos trabalhadores.
Perguntas Frequentes (FAQs) sobre a Ficha de EPI
Para esclarecer as dúvidas mais comuns sobre o tema, compilamos algumas perguntas e respostas importantes:
1. Quem é o responsável por fornecer os EPIs?
A responsabilidade de fornecer os EPIs necessários para os trabalhadores é do empregador. É dever do empregador garantir que os equipamentos sejam adequados para os riscos específicos do ambiente de trabalho e que estejam em boas condições de uso.
2. Quando devo usar um EPI?
O uso de EPI é recomendado sempre que existirem riscos que não possam ser evitados por outras medidas de proteção coletiva.
3. Onde posso imprimir o Certificado de Aprovação (CA) de um EPI?
Você pode consultar e imprimir o Certificado de Aprovação de um EPI no site do governo.
Esperamos que o conteúdo de hoje tenha sido útil. Caso queira saber mais sobre saúde ocupacional e dicas de segurança e bem estar no trabalho, confira o blog da Premier. Até a próxima!